Gestion du temps et des priorités

Pourquoi gérer son temps

• Les enjeux d'une meilleure maitrise : pour soi, sa fonction, la structure, les autres acteurs...

• Passer d'un "temps subi" à un "temps maitrisé"

• Accéder à une dimension d'auto-discipline

• Identifier la valeur du temps en prenant appui sur la notion de don du temps

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Première séquence dédiée à une prise de conscience de la notion du temps et des rapports subjectifs entretenus pour accéder à une action objective et rationnelle

Comprendre nos façons d'agir et nos comportements

• Le comportement humain : origines, contraintes, limites, indicateurs et effets

• La motivation : déclencheurs, freins, leviers

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Dans un second temps, nous partageons utilement les éléments qui vont intervenir dans la partie opérationnelle des acquis à savoir notre "façon d'agir" que nous appelons comportement et la motivation sans laquelle aucune action ne peut être intensément et durablement engagée.

Construire la démarche globale

• Analyser : les écarts entre ce qui est et ce qui devrait être

• Optimiser : les paramètres de relations aux autres, d'environnement, d'ergonomie

• Planifier : penser demain aujourd'hui

• Agir : enclencher les actions concrètement

• Contrôler : nouveaux écarts pour valider ou corriger

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C'est, à ce stade, un vrai fil conducteur qui est partagé en tant que "guide" des étapes à suivre pour engager ce changement de pratiques intégrant les outils et techniques en prenant appui sur un état des lieux le plus précis et sincère possible.

Détecter les causes de pertes de temps : les croque temps

• Internes, externes

• Vraies, fausses

• Diagnostic personnel de la consommation de temps

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Dans la démarche active du plan évoqué, la première étape consiste à identifier où se situent les pertes de temps et leur vraie identité : éliminer les fausses barbes, repérer les origines réalistes…afin de s'attaquer aux points utiles.

Distinguer les priorités

• Prendre en compte les lois de gestion du temps

• La notion d'importance et les choix inhérents

• La notion d'urgence et ses applications

• La planification : techniques et outils

• Les critères et supports de choix et de décisions

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En tenant compte d'un accès plutôt "monochrone" de nos comportements, il devient nécessaire de faire des choix et de ce fait de créer des "hiérarchies" dans la liste des tâches à réaliser.

Le plus difficile est peut-être de renoncer plutôt que d'opter et dans ce un tel contexte "émotionnel" des critères et outils très rationnels viennent utilement prendre place.

Gérer son temps au quotidien

• Le plan de journée, de semaine, de mois en "capitalisation" ou "à rebours"

• L'optimisation de l'espace et de l'ergonomie

• La gestion des dérangements physiques et téléphoniques

• La rédaction efficace

• Les outils de lecture rapide

• La communication optimisée au service de gains de temps dans ses applications quotidiennes : téléphone, entretiens, réunions….

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​C'est la séquence "application pratique" consistant à traduire dans l'ensemble des actes de tous les jours les techniques, règles, outils relevant des concepts précédemment identifiés.

Gérer les perturbations

• Savoir les anticiper après les avoir identifiées

• Répondre et conclure

• Canaliser les facteurs « parasites »

• Découvrir les comportements utiles

• Savoir dire non

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Lors de ces mises en œuvre, des obstacles de toutes natures sont susceptibles d'intervenir et venir ainsi contrarier les plans initialement formalisés. Il importe donc d'apprendre à y faire face pour les transformer en tremplins vers les objectifs initiaux.

Etablir un plan personnel de changement

• Le contrat de changement

• Apprendre à s'affirmer

• S'approprier les outils personnels

• Fixer les étapes et critères d'évaluation

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Dernière étape du processus pédagogique se traduisant par une individualisation des différents items abordés et l'élaboration d'une "feuille de route" personnelle ouvrant sur un plan d'action concret : objectifs, actions, délais et "récompenses" incitatives.